Vacature Directiesecretaresse (20-40 Uur Per Week)
Direct solliciteren Vacature opslaan
Profiel opdrachtgever
Dit bedrijf bestaan inmiddels 100 jaar en daar zijn ze trots op! Het is een écht familiebedrijf dat staat voor een duurzame leefomgeving. Er wordt gewerkt met zes volwaardige disciplines: ontwikkeling, techniek, bouw, onderhoud, beheer en energie.
Ze omschrijven zichzelf als groot genoeg om spraakmakende dingen te doen, maar klaar genoeg voor persoonlijk contact met je collega's.
Functie inhoud
Als directiesecretaresse (20 tot 40 uur per week) vorm je een team met de bestuurder. Je fungeert als sparringpartner op organisatorisch en secretarieel vlak, zorgt voor structuur, ontzorgt en faciliteert het proces, kwaliteit, planning en agendering. Je verricht je werkzaamheden voor het bestuur, de raad van advies en de algemene vergadering van aandeelhouders. Je zorgt voor de verslaglegging van deze bestuursorganen en werkt in nauwe samenwerking met de bestuurder aan het opzetten van de structuur. Je hebt bij uitstek een signaleringsfunctie vanuit de organisatie naar de bestuurder toe. Je opereert daarbij met tact en sensitiviteit.
Jouw focus ligt dus primair bij de ondersteuning van de bestuurder. Je zorgt ervoor dat de bestuurder zich op zijn kerntaken kan richten en dat taken (binnen de organisatie) adequaat opgevolgd worden.
Je ondersteunt echter niet alleen in dagelijkse administratieve zaken, maar wordt ook uitgedaagd om actief mee te denken en neemt initiatief om werkprocessen binnen de bestuursorganen te optimaliseren. Je krijgt de kans om jouw organisatietalent en communicatieve vaardigheden volop in te zetten.
Jouw werkzaamheden bestaan uit:
- Agendabeheer van de bestuurder: inzicht in alle lopende zaken, prioriteren, acties doorspreken, oppakken en opvolgen.
- Beheer van mailbox van de bestuurder en -in overleg met de bestuurder of geheel zelfstandig- afhandelen van correspondentie.
- Zorgdragen voor de planning, voorbereiding en aanlevering van de stukken voor het bestuursoverleg, het overleg van de raad van advies en het overleg van de algemene vergadering van aandeelhouders.
- Notuleren van de vergaderingen van de genoemde bestuursorganen.
- Bewaken en verzorgen van het proces over de voortgang en afdoening van besluiten, gemaakte afspraken en de door de bestuurder uitgezette opdrachten.
- In opdracht van de bestuurder verzorgen van interne communicatie over de genomen besluiten en gemaakte afspraken.
- Mede ontwikkelen en zelfstandig bewaken van processen op het gebied van governance.
- Verzamelen, organiseren en archiveren van relevante documenten en informatie, waarbij je de kwaliteit van de documenten bewaakt én verantwoordelijk bent voor de inrichting van het documentbeheersysteem.
- Doorvoeren van verbeterslagen op het gebied van werkprocessen binnen de bestuursorganen, uiteraard na afstemming met de bestuurder hierover.
Functie eisen
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Sterke planmatige en organisatorische vaardigheden.
- Je bent integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Oog voor kwaliteit.
- Je beschikt over organisatietalent en bent in staat om diverse belangen binnen de organisatie te onderkennen.
- Je hebt het vermogen om te multitasken en prioriteren.
- Je bent vaardig met Microsoft Office pakketten.
Geboden wordt
Een baan hebben waar je blij van wordt en die écht bij je past. Waar je techniek op de kaart zet. Want dat is jouw vak. Daar helpen wij je graag bij. Wanneer je via Voort in dienst komt, heb je niet alleen een leuke baan en goede begeleiding: ook heb je de mogelijkheid om jezelf te blijven ontwikkelen. Op persoonlijk of technisch vlak met onze Voort Academy of via één van onze talentprogramma’s. Samen groeien we verder!
Je krijgt van ons:
- Een mooie baan bij onze opdrachtgever;
- Een salaris dat aansluit bij je werkervaring en de branche;
- 3 trainingen per jaar bij de Voort Academy om aan je ontwikkeling te werken;
- De mogelijkheid tot deelname aan één van onze talentprogramma’s;
- Een opleidingsbudget van €1500,- per jaar zodat je blijft groeien;
- Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een aandraagbonus;
- 25 vakantiedagen o.b.v. 40-urige werkweek (overige vrije dagen zijn afhankelijk van de cao van de opdrachtgever).
Startdatum in overleg.
Over Voort
Techniek betekent vooruitgang. Maar wat is techniek, zonder de mens? Bij Voort geloven we in de mensen achter de techniek. De innovators die Nederland verder brengen. De ambitieuze denkers en ijverige doeners. Hun groei is ons streven. Hun ontwikkeling is ons slagen.
Dat doen we door ze te verbinden aan de juiste opdrachtgevers. Een samenwerking is volgens ons pas geslaagd als beide partijen van elkaar leren. Daarom bieden we onze technisch professionals ook uitdagende opleidingsmogelijkheden.
Voort is dé detacheerder voor technisch Nederland. Met een persoonlijke aanpak en landelijk netwerk.